مدیر پیمان کیست و وظایفی که به عهده دارد چیست؟
مدیر پیمان فردی است که در حین انجام وظایف کاری خود یک نقش اساسی را برای سازمان ایفا می کند.
مدیر پیمان به عنوان یک واسطه بین کارکنان و شرکت ها، پیمانکاران مستقل، فروشندگان و… است.
این عنوان شغلی به این معنی است که فرد عهده دار آن به عنوان اصلی ترین فرد در زمینه ی ساده کردن
مذاکرات، نظارت، نگهداری سوابق، توصیه‌ها، تغییر مدیریت و… فعالیت می کند. از دیگر وظایف مدیر پیمان
ارائه ی بهترین روش ها در مورد چگونه سازماندهی کردن فعالیت های حاکم بر پروژه های ساختمانی،
ایجاد فرآیند بهینه در پیشبرد اهداف پروژه وهمچنین وظیفه مدیریت قرارداد ها را بر عهده دارد.
وظیفه مدیر پیمان چیست؟
یک مدیر پیمان در پروژه سه نقش اساسی را ایفا می کند که شامل: مذاکره، اجرا و ارزیابی است.
مدیران پیمان این امکان را دارند که در حوزه ی ساختمان های خصوصی و دولتی فعالیت کنند.
صرف نظر از نوع سازمان یک مدیر پیمان مسئولیت اصلی را در ایجاد مدیریت همه ی قراردادهایی که
سازمان ها از آن ها استفاده می کنند دخالت کنند.
مدیران پیمان برای ایجاد نظارت موفقیت آمیز در قراردادها باید باید در زمینه های متعددی از جمله
مذاکره، انطباق قانونی و مدیریت روابط اطلاعات زیاد و امکان برقراری ارتباط حرفه ای و ماهرانه را داشته باشد.
این افراد را معمولا به عنوان اصلی ترین نقطه ی تماس بین اشخاص ثالث و تجارت می شناسند
یک مدیر پیمان فعالیت خود را بر اساس اطمینان و بررسی به موقع همچنین تایید هر نوع تغییر که
در پیشبرد کار اتفاق می افتد تنظیم می کنند. این افراد با ارائه ی توصیه هایی که به شکل مستقیم با
خریداران یا وکلای آن ها در ارتباط هستند تا یک سند نهایی را تهیه و تنظیم کرده تا از هر جهت برای
طرفین رضایت بخش باشد.
نکته ی قابل توجه اینکه برای سازمان ها تسهیل فرایند ارتباطی و نظارت از اهمیت بالایی برخوردار است.
وجود ابزاری که به صورت اتوماتیک همه ی این فرایندها را انجام بدهد و همه ی مکالمات و ویرایش ها را
در یک محل نگهداری کنند.
این موارد برای چرخه عمر قرارداد و کارایی مدیریت قرارداد بسیار مهم است.
تفاوت مدیر پیمان با مدیریت پیمان چیست؟
آیا می دانید که بین مدیر پیمان و مدیریت پیمان تفاوت وجود دارد؟
پیمان مدیریت به شکل مستقیم با پیمانکاران فعالیت داشته و همکاری می کنند اما مدیر پیمان تنها
مدیریت قرارداد های تجاری را بر عهده دارند.
از لحاظ حقوقی پیمان مدیریت به عنوان فرد اصلی شناخته می شود این در حالی است که مدیران پیمان
به عنوان نماینده شناخته می شوند.
مفهوم این امر این است که در پیمان مدیریت مشتری تنها یک قرارداد برای اجرا دارد.
اما این امکان وجود دارد از سمت پیمانکاران ضمانت نامه هایی درخواست شود تا به وسیله ی آن بتوانند
ادعای مستقیم خود را ابراز کنند.
توافق نامه ای که فی مابین مدیریت پیمان و کارفرمایان بسته می شود به احتمال زیاد فعالیت های پیش
از ساخت و ساز را ساپورت می کند.
در اینگونه موارد به احتمال بسیار زیاد ضمانت نامه های وثیقه مورد نیاز است.
در کنار این نیز باید شرایط قرارداد کار و هر گونه شرطی که برای ضمانت نامه قرارداد کار تعریف می شود
لازم است.
مسلما هر پروژه ی ساختمانی نیاز به یک مدیر پیمان دارد که پروژه ها را به پیش هدایت کند این افراد
وظیفه دارند که مدیریت و حراست از قرارداد یا پیمان را بر عهده بگیرند.
نکته ی قابل توجه اینکه در پروژه های عظیم کارفرمایان این امکان را نخواهند داشت که به تنهایی
مسئولیت همه ی فرایند های عملیاتی و اداری را بر عهده بگیرند از این رو انتخاب فردی به عنوان
مدیریت پیمان واجب و لازم است.
وظایف اصلی مدیر پیمان چیست؟
- ارائه ی مشاوره در ارتباط با قراردادها.
- مشاوره در رابطه با هزینه و برنامه‌ریزی طرح، قابلیت ساخت، امکان‌سنجی.
- مشاوره در ارتباط با مصوبات قانونی موجود.
- ایجاد و تعیین شاخص های کلیدی برای عملکردهایی حوزه ی پیمانکاری.
- امکان دسترسی به طیف گسترده از معمالات که شامل: نوشتن، ارزیابی، مذاکره و اجرای قراردادهای مختلف.
- امکان دسترسی به برنامه ریزی و کنترل هزینه ها.
- امکان تعریف برنامه ی ساخت و ساز و همچنین تعریف و تهیه شیوه های کار بر روی پروژه ها.
- اجرای قرار دادهای مناقصه کار.
- ایجاد اسکان سایت در محل پروژه و ارائه ی امکانات رفاهی.
- برای هر بخش از پروژه ی ساختمانی یک پیمانکار تعیین کنند.
- رضایت دادن به قراردادهای فرعی به وسیله ی پیمانکاران.
- برای فعالیت های پروژه یک ترتیب خاص به وجود می آورند.
- تلاش برای حفظ و ایجاد روابط با مشتریان و تامین کنندگان.
- حفظ اسناد و مکاتبات مربوط به قراردادها.
- هماهنگی و مدیریت قراردادهای کار از جمله فعالیت هایی به عنوان مدیر قرارداد، صدور دستورالعمل، انجام بازرسی، گواهی نامه و موارد دیگر.
نظارت و کنترل بر شاخص های کلیدی عملکرد
- تهیه گزارش‌های پیشرفت برای کارفرما و ریاست جلسات توسعه پروژه
- موافقت‌نامه های مشاوره، موافقت‌نامه‌های فروش و خرید، قراردادهای فرعی، موافقت‌نامه‌های صدور مجوز، موافقت‌نامه‌های عدم افشا، بررسی شرایط و مقررات پیشنهادی مشتری، موافقت‌نامه‌های صدور مجوز، توافق نامه‌های کارشناسی ارشد،
- اجرای نقش واسطه بین مشتریان و کارمندان شرکت
- این افراد وظیفه دارند که در زمینه ی حفظ سوابق و اسناد مرتبط با قرارداد که شامل: برگه اطلاعات تماس با مشتری، تغییرات پیمانکاری، دریافت و کنترل کلیه مکاتبات قرارداد، گزارش وضعیت و سایر اسناد برای کلیه پروژه‌ها
- مدیر پیمان وظیفه دارد که در صورت نیاز برای مدیران پروژه یا سایر کارکنان عملیاتی راهنمایی‌های مربوط به قرارداد را ارائه کنند،این راهنمایی ها شامل ارائه ی آموزش به مدیران جدید در پروژه ها و سایر کارکنان می شود که در روش ها و مراحل پیمانکاری خاص ارائه می شود.
- باید بر انطباق کارمندان شرکت با رویه‌های تعیین شده نظارت لازم را داشته باشد.
- سیاست‌های قیمت‌گذاری و تخفیف، کنترل‌های صادرات، اطمینان از پایبندی به منابع مالی گسترده‌تر و ریسک‌پذیری از قبیل تشخیص درآمد و موارد دیگر
- بر انطباق معاملات نظارت کامل داشته باشد.
- کنترل توافق‌نامه سطح خدمات
