پس از تشکیل پرونده در شهرداری و بررسی مطابق ضوابط شهرسازی و معماری و مقایسه با حد نصاب مجاز تفکیک منطقه و تامین حقوق شهرداری بررسی و اقدام می گردد . در ابتدا باید بدانید که بر اساس ضوابط شهرداری افراز و تفکیک چیست؟ معنی افراز جدا کردن سهم مشاع از شریک یا شریکان است در شرایطی که اموال منقول به چند شریک تعلق داشته باشد و همه شرکا حاضر به تقسیم نباشند. منظور از تفکیک اما تقسیم بندی یک ملک است به چند قطعه با مشخصات معین خواهد بود. میتوان هم املاک مشاع را تفکیک کرد و هم املاک غیرمشاع را و بر این اساس میتوان املاک بزرگ را به قطعات کوچکتر تقسیم کرد در صورتی که افراز تنها مربوط به املاک مشاع است. پس از آنکه افراز انجام شد حالت مشاع ملک از بین میرود اما زمانی که تفکیک انجام میشود در مورد املاک مشاع، حالت اشاعه باقی میماند. نظر نهایی در مورد افراز با دادگاه است اما در مورد تفکیک اداره ثبت است که میبایست کار را پیش ببرد. برای انجام کار افراز لازم است که متقاضی یا متقاضیان به همراه مشخصات دقیق ملک و آدرس سایر مالکان به اداره ثبت مراجعه کنند. پس از بررسیهای اولیه مسئولان درخواست را بررسی کرده و تصمیم به بازدید از محل میگیرند. پس از آنکه محل به صورت دقیق بازدید شد و گزارش تهیه شد و نقشه برداری انجام شد و پس از تعیین حدود توسط مالکان گزارش مربوطه به مسئولان ارائه میشود. در روز نقشه برداری باید مالکان و شرکا در محل حضور داشته باشند و حدود ملک با توجه به مندرجات و تطبیق با اسناد تعیین میشود و تصمیم نهایی بر اساس ضوابط شهرداری و قانونی گرفته خواهد شد.